ビジネス英語メール返信の書き出し|頻出7パターンだけ覚えればOK

なぜ書き出しで9割が決まるのか

英語でのメール返信、最初の一文から悩んでしまいませんか？

日本語のビジネスメールと同様、ビジネス英語メールの返信にもなんとなくではありますが、「型/パターン」があります。

この記事では、実務で本当に使える7つのパターンだけを厳選していきたいと思います。

「学生時代は英語頑張っていたけど、ビジネス英語は出来るか不安」という方でもこの7パターンをまず覚えていて損はないでしょう。難しい表現は一切ありません。すべて、グローバル企業で実際に飛び交っている「リアルな英語」ですのでぜひ参考にしてみてくださいね！

英文メールを送るようになると日本語のビジネスメール同様、パターンがあればなんとかなるものです。
これから英語のメールが必要になる方はこのパターンをどんどん増やしていけるとストレスなく英文メールが書けるようになるかと思います！

【パターン1】お礼の返信:感謝を伝える

使用頻度:★★★★★(最頻出)

相手からの情報提供、資料送付、協力への感謝を示す返信です。ビジネスメールで最も使う基本パターンです。

例文1(標準・汎用性が最も高い)

 

使える場面:
資料を送ってもらった時、質問に答えてもらった時、提案を受け取った時など。

ポイント1:

• 「Thank you for your email」は定番の書き出し。
• 「detailed information」で具体的に何に感謝しているかを示すと丁寧です。
  2文目で更に感謝を重ねることで、誠意が伝わります。

ポイント2: 例文

Thank you for your quick action.

（迅速な対応ありがとうございました。）などでも言い換えもできますね！

例文2(やや丁寧・重要な案件向け)

 

使える場面:
上司や重要顧客からの詳細な回答を受け取った時

ポイント1:

• taking the time to~　は「わざわざ〜してくれて」「〜するために時間を割いて」という意味です。

→感謝の意を伝えるために「Thank you for...」や「We appreciate you...」の後ろに続けて使われます。

• comprehensive(包括的な/具体的な)はよく出てくる単語ですので覚えておきましょう！（英検j１級レベルの単語です💦）

ポイント2:例文
Thank you for taking the time to meet with us today.
（今日、私たちに会うためにお時間を割いていただき、ありがとうございます。）

例文3(継続的な関係・親しい取引先向け)

 

日本語訳:
早速のご返信ありがとうございます。このことでお力添えいただき、本当に感謝しています。

使える場面:
既に何度もやり取りしている相手、社内の他部署の同僚

ポイント1:
"Thanks" (Thank youより少しカジュアル)、"getting back to me" (返信をくれて)は口語的で親しみやすい表現。

※ただし初対面には不向きです。

ポイント2:例文
I look forward to you getting back to me soon.
（近いうちにご連絡いただけるのを楽しみにしています。）

【パターン2】質問・問い合わせへの返信:回答を提供する

使用頻度:★★★★★(最頻出)

相手からの質問に答える際の書き出しです。

回答できる場合と、確認が必要な場合で表現を使い分けます。

例文1(即答できる場合)

 

使える場面:
すぐに回答できる質問を受けた時

ポイント:

• 『inquiry』 (問い合わせ)はビジネスで頻出の単語。
• 『Regarding~』で質問内容を明確にしてから回答すると、相手に分かりやすくなります。

例文2(確認が必要な場合)

 

使える場面:
すぐには答えられず、社内確認や調査が必要な時

ポイント:
"looking into" (調査中)+ 具体的な返信期限を示すことで、相手を安心させます。曖昧にせず期限を切ることが重要です。

例文3(複数の質問に答える場合)

 

使える場面:
箇条書きで複数項目に答える必要がある時

ポイント:
"Please find~below/attached" はビジネス英語の定型表現。この後、番号付きで回答を列挙すると読みやすくなります。

【パターン3】依頼を承諾する返信:引き受ける意思を示す

使用頻度:★★★★☆

相手からの依頼やリクエストを快く引き受ける際の書き出しです。前向きな姿勢を示すことが重要です。

例文1(標準・最も使いやすい)

 

使える場面:
プロジェクト参加、資料作成、会議出席などの依頼を受けた時

ポイント:
"I'd be happy to~" は丁寧かつ前向きな定番表現。断りにくい依頼でも、この表現なら角が立ちません。

例文2(即座に対応できる場合)

 

使える場面:
日程調整、予定確保などのリクエストに応じる時

ポイント:
"accommodate" (対応する、調整する)はビジネスで頻出。具体的な日時を繰り返すことで認識のズレを防ぎます。

例文3(条件付きで承諾する場合)

 

使える場面:
依頼を受けるが、前提条件がある時

ポイント:
"provided (that)~" (〜という条件で)で条件を明示。一方的に断るのではなく、「条件が整えば協力する」姿勢を示します。

【パターン4】依頼を断る返信:丁寧に断る

使用頻度:★★★★☆

避けられない断りのメール。関係性を損なわずに断るには、理由を添え、代替案を示すことがポイントです。

例文1(スケジュールが理由の場合)

使える場面:
多忙で引き受けられない時、優先順位の関係で断る時

ポイント:
"Unfortunately" で残念な気持ちを示し、"at this time" (今は)で将来の可能性を残します。完全に拒絶するのではなく、状況的に難しいというニュアンスです。

例文2(代替案を提示する場合)

 

使える場面:
完全には対応できないが、別の形で協力できる時

ポイント:
"While~" (〜ではありますが)で断りを前置きし、すぐに代替案を提示。協力的な姿勢を示すことで関係性を維持します。

例文3(専門外・能力的に難しい場合)

 

使える場面:
自分では対応できず、適任者を知っている時

ポイント:
"falls outside my area of expertise" (専門外)と明確に伝え、適切な人物を紹介。たらい回しではなく、解決に向けた提案として伝えます。

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【パターン5】

使用頻度:★★★★☆

返信遅延、ミス、トラブル発生時の謝罪メールです。誠実さと、今後の対応策を示すことが重要です。

例文1(返信が遅れた場合)

使える場面:
返信が数日遅れた時、社内調整に時間がかかった時

ポイント:
"Thank you for your patience" で相手の寛容さに感謝してから謝罪。遅れた理由を簡潔に説明し、すぐに本題に入ることで誠意を示します。

例文2(ミス・エラーがあった場合)

 

使える場面:
データミス、誤情報を送ってしまった時

ポイント:
"bringing this to my attention" (気づかせてくれて)で相手への感謝を示し、"sincerely" で謝罪の真剣さを強調。すぐに修正版を提供することで対応の速さをアピールします。

例文3(トラブル・問題発生時)

 

使える場面:
納期遅延、サービス障害など深刻なトラブル発生時

ポイント:
"inconvenience caused by~" (〜によるご不便)で具体的に何を詫びているか明示。"working to resolve" + "keep you updated" で対応中であることと継続的な報告を約束します。

【パターン6】催促・リマインドへの返信:フォローアップに応える

使用頻度:★★★☆☆

相手からの催促やリマインドに対する返信です。防御的にならず、前向きに対応する姿勢が大切です。

例文1(対応中であることを伝える)

 

使える場面:
進捗を聞かれた時、期限前にリマインドされた時

ポイント:
"following up" (確認してくれて)とポジティブに受け止め、具体的な完了予定日を示します。言い訳せず、端的に状況と見通しを伝えることが重要です。

例文2(すでに対応済みの場合)

 

使える場面:
送ったはずのメールが届いていない可能性がある時

ポイント:
"actually" (実は)で事実を伝えつつ、相手を責めないトーン。"Please let me know if~" で確認を促し、"right away" (すぐに)で迅速対応の姿勢を示します。

例文3(遅延理由を説明する場合)

 

使える場面:
正当な理由で遅れている時、期限を若干過ぎてしまった時

ポイント:
簡潔に理由を説明しつつ言い訳がましくならないよう注意。"by end of day tomorrow" のように新しい期限を具体的に設定します。

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【パターン7】進捗報告・アップデートの返信:情報を受け取る

使用頻度:★★★☆☆

相手からの進捗報告や状況アップデートに対する返信です。受領確認と次のアクションを示すことがポイントです。

例文1(報告内容を確認・了承する)

 

使える場面:
部下や協力会社からの定期報告を受けた時

ポイント:
"This is helpful" で報告を評価し、"proceed as planned" (予定通り進めて)で承認を示します。"keep me posted" (引き続き報告して)で継続的なコミュニケーションを促します。

例文2(追加質問・確認がある場合)

 

使える場面:
報告内容に懸念点があり、確認したい時

ポイント:
"keeping me informed" (情報を共有してくれて)と感謝してから、"quick question" (簡単な質問)で相手の負担感を軽減。具体的に何を確認したいか明示します。

例文3(問題発生時・対応を指示する場合)

 

使える場面:
トラブル報告を受け、即座に対応が必要な時

ポイント:
"promptly" (迅速に)で報告のタイミングを評価。"Let's~" で協力的な姿勢を示しつつ、具体的なアクション(電話会議設定)を提示します。

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まとめ:7パターンの使い分けチャート

パターン	使用頻度	主な使用場面	キーフレーズ
1. お礼の返信	★★★★★	情報提供・協力への感謝	Thank you for your email
2. 質問への返信	★★★★★	問い合わせへの回答	Thank you for your inquiry
3. 承諾の返信	★★★★☆	依頼を引き受ける	I'd be happy to help
4. 断りの返信	★★★★☆	丁寧に断る	Unfortunately, I'm unable to~
5. 謝罪の返信	★★★★☆	ミス・遅延を詫びる	I apologize for~
6. 催促への返信	★★★☆☆	リマインドに応える	Thank you for following up
7. 報告への返信	★★★☆☆	進捗を受け取る	Thank you for the update

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実践のための3つのコツ

1. まずは「標準例文」から始める

各パターンの1つ目の例文は、最も汎用性が高く失敗しない表現です。迷ったらこれを使えば間違いありません。

2. 相手との関係性で微調整

初対面・重要顧客には例文1-2、既知の取引先には例文3のようにカジュアル度を調整しましょう。

3. 「感謝→本題」の流れを守る

どんな返信でも、まず "Thank you for~" で始めることで、ポジティブで協力的な印象を与えられます。

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よくある間違いと改善例

NG: "I received your email."

これだけでは素っ気なく感じられます。

OK: "Thank you for your email."

感謝を添えるだけで印象が大きく変わります。

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NG: "Sorry for late reply."

文法的に不完全で、カジュアルすぎます。

OK: "I apologize for the delayed response."

ビジネスにふさわしい丁寧な謝罪になります。

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最後に:「型」を身につければ英語メールは怖くない

英語メールで最も大切なのは、難しい表現を使うことではありません。相手に失礼なく、意図が正確に伝わること。そのために「型」は非常に有効です。

この7パターンは、グローバル企業で毎日使われている実践的な表現です。まずは自分の業務でよく使うパターンから覚え、徐々にレパートリーを増やしていってください。

30代、40代のビジネスパーソンにとって、英語は「できたら有利」ではなく「できて当たり前」のスキルになりつつあります。昇進や転職のチャンスを掴むためにも、基本の型をマスターしておくことは大きな武器になるはずです。

まずは明日のメールから、この7パターンを使ってみてください。